檢討資助學校招標及採購程序 加強行政支援減輕教師工作量

教協會

本會早前接獲校長意見,指當局應檢討資助學校招標及採購程序(下稱「程序」),並提高項目價格下限及減少入標供應商數量,以切合實際情況;而實施現行「程序」的財政限額規定至今已逾十年,也有檢討需要。故此,本會希望藉著向全港官立及資助中、小及特殊學校校長進行問卷調查,了解學校對「程序」之意見及在過程當中所引伸的行政工作量。

調查於本年1月至2月期間進行,成功回收236份有效問卷,當中的受訪學校包括小學117間、中學98間及特殊學校21間。根據調查結果,學校普遍認為教育局應對學校加強行政支援,並將招標項目的價格下限由現時的5萬元,調升至10萬元,並且要跟隨本港經濟狀況及定期調節招標項目的價格下限,而入標供應商數量亦應予以適當的彈性,以簡化招標程序,從而提高採購效率及減輕教職員工作量。

「程序」背景

現行「程序」的財政限額規定於1999年實施,至2007年再就各採購安排具體規定給予更精細的指引。該指引要求學校在不同價格下限程度的項目,分別採取相應的採購安排。如項目總值在5萬元以上,學校應就採購邀請最少5間供應商入標;總值為5萬元或以下,則可按程度選擇書面報價、口頭報價或內部評估程序。

調查結果

是次調查結果顯示,有56.5%學校不認同以5萬元的項目,作為釐定必須進行招標的價格下限。在這些學校當中,超過一半認為下限應定於10萬元或以上,另絕大部分學校認為應該跟隨本港經濟狀況,定期檢討並調節招標項目價格下限。

至於招標時邀請供應商數量問題,38%學校不認同須邀請最少5間供應商入標。當中絕大部分學校認為3間已經足夠。而62%學校認同5間供應商的規定合理,但學校亦表示需予適當彈性。

調查亦顯示,因處理學校招標及採購工作,教師工作量因而增加。他們通常在課餘時間,包括空堂、午膳及課後時間處理招標及採購工作。有接近一半的學校表示需使用41至60日時間完成整個招標工作。

執行「程序」時的具體困難

學校在回應問卷時指出現時「程序」存在3方面問題,包括:1)價格準則忽略實際狀況;2)選擇適當供應商困難;及3)學校資源錯配。

價格準則忽略實際狀況

有學校指政府應根據本港物價升幅,調升5千元的報價及5萬元的招標價格下限。此外,由於價格下限設定於過低水平,引致部分日常用品及服務採購亦須頻繁報價,當中包括紙張、資訊科技設備消耗品、清潔用品、緊急維修、儀器設備保養等。由於這些用品及服務使用頻密,以致學校教職員須經常為此進行報價甚至招標,因而引伸大量行政工作。

選擇適當供應商困難

雖然有六成學校認同招標時須邀請最少5間供應商入標,然而,亦有學校表示部分採購項目難以找到「程序」要求的5間供應商投標,當中包括互聯網、電話服務、非華語學生支援及學生輔導工作方面的撥款等。學校認為,在遇上此類情況,局方應給予適當的彈性。

學校資源錯配

有學校反映,教師須付出大量時間應付整個複雜的採購程序,違反教師本身的教學專業。此外,亦有學校認為需要有正職在身的校董參與12萬元以上標書的工作存在困難。

 本會建議,局方亦應檢討「程序」適用的採購項目範圍,例如部分日常用品及服務,當中包括紙張、資訊科技設備消耗品、清潔用品、緊急維修、儀器設備保養等。局方應考慮豁免或簡化部分日常採購項目的程序,或容許學校與供應商就相關項目簽訂更長的合約年期。

建議

提高價格下限 定期檢討程序

本會促請教育局應按經濟情況,定期調整報價及招標項目的採購價格下限。教育局應首先上調招標價格下限至10萬元,並彈性處理入標供應商數量,以切合學校實際需要。

發展網上採購系統 減輕教職員工作量

本會認為,教師的專業是教學,採購工作涉及繁多而複雜的法律及財務問題,當局應加強對學校的行政支援,簡化現時繁複的「程序」,並考慮發展網上採購系統,為學校與供應商之間就服務及物資採購供求進行配對參考,既加快採購工作流程,又減輕教職員工作量。

檢討適用範圍 豁免日常採購項目
本會建議,局方亦應檢討「程序」適用的採購項目範圍,例如部分日常用品及服務,當中包括紙張、資訊科技設備消耗品、清潔用品、緊急維修、儀器設備保養等。局方應考慮豁免或簡化部分日常採購項目的程序,或容許學校與供應商就相關項目簽訂更長的合約年期。